- Eftersom Björnnässtrands tomtägareförening och Björnnäs Vägsamfällighet (härefter enbart kallade ”föreningarna”) till stor del består av samma medlemmar, används ett gemensamt medlemsregister för båda föreningarna.
- Medlemsregistret innehåller följande information: Tomtens fastighetsbeteckning och adress, ägaren/ägarnas namn, postadress, postnummer, ort, hemtelefon, mobiltelefon och e-post adress. Upplysningar om ägarförhållanden registreras i det mån det finns tillgängligt, enbart för att underlätta rösträkning och fullmaktshantering vid medlemsmöten.
- Mottagare för den på framsidan lämnade informationen är föreningarnas styrelser.
- Ändamålet för registret är medlemsavgiftshantering och delgivning av föreningsinformation från styrelserna.
- Informationen kommer aldrig lämnas ut till tredje part eller föras över till tredje land utan den registrerades vetskap och godkännande.
- Informationen lagras så länge den registrerade är medlem av föreningarna och raderas när denna går ur.
- Föreningsinformation delges medlemmarna via e-post och hemsidan (www.bjornnas.se). Om någon medlem skulle önska det, kan viktig föreningsinformation*) skickas som brev. Kontakta personuppgiftsombudet om detta önskas.
- När medlemsregistret används till utskick av information till medlemmarna måste det göras på ett sätt så att ett medlems kontaktinformation inte automatiskt tillgängliggörs för de övriga medlemmar.
- Ett utdrag ur medlemsregistret tillhandahållas för alla föreningarnas medlemmar i en lösenordskyddad fil på hemsidan. Filen innehåller som standard tomternas fastighetsbeteckning och adress, ägaren/ägarnas namn, postadress, postnummer och ort. Den innehåller dessutom kontaktinformation (telefonnummer och e-post adress) till de medlemmar som med sitt godkännande på framsidan av denna blankett önskar ha med denna information. Filen är enbart avsedd för föreningens medlemmar och får inte delas med utanförstående.
- Ändamålet med utdraget på hemsidan är att medlemmar skall kunna komma i kontakt med varandra i nödsituationer och liknande. Utdraget får enbart användas till privat kontakt från medlem till medlem.
- Föreningarnas personuppgiftsombud är den sittande ordförande. Kontaktinformationer till denna finns på hemsidan.
- Den registrerade har rätt att av personuppgiftsansvarige begära tillgång till, rättelse eller radering av personuppgifter eller begränsning av behandling samt invända mot behandling samt rätten till dataportabilitet. Begäran om rättelse eller radering kan göras skriftligt till personuppgiftsombudet. Det behöver inte nödvändigtvis ske på detta formulär.
- Den registrerade har rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet.
- Tillhandahållande av personuppgifterna på framsidan är nödvändiga för att föreningarna kan utföra sina uppgifter, och den registrerade har därför lagpliktigt skyldighet att tillhandahålla dessa enligt GDRP artikel 6.1 c.
- De registrerade personuppgifter kommer inte att användas i automatisk beslutsfattande inbegripet profilering enligt GDRP artikel 22.1 och 22.4.
- Om personuppgiftsansvarige avser att ytterligare behandla personuppgifterna för ett annat syfte än det för vilket de insamlades, ska personuppgiftsombudet före denna ytterligare behandling ge den registrerade information om detta andra syfte samt ytterligare relevant information.
- Föreningarnas medlemmar har rätt att om så önskas ta del av det fulla medlemsregistret hos föreningen. Begäran om detta skall göras till föreningarnas personuppgiftsombud.
*) Med ”Viktig föreningsinformation” förstås kallelser till medlemsmöten, årsstämma och städdag, referat från möten och stämmor samt eventuell annan information som bedöms vara av stor viktighet för medlemmarna.